Bật mí những cách lựa chọn vật phẩm văn phòng trọn gói

Việc quản lý văn phòng phẩm cho cả 1 doanh nghiệp thực ra không đơn giản như nhiều người vẫn  nghĩ, do những tính chất đặc thù và người quản lý cần phải có một đầu óc có khả năng sắp xếp, phân loại tốt nhằm có thể nhanh chóng tìm ra khi cần. Liên kết, phân phối đồ dùng cho các doanh nghiệp khiến văn phòng phẩm trở thành 1 yếu tố không nhỏ quyết định hiệu quả công việc, bởi vậy người quản lý phải nghĩ ra các phương án tiết kiệm tiền cần sử dụng cho nó nhưng phải đạt hiệu suất hoạt động cao nhất. Đây là 6 bước được phần lớn công ty áp dụng nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong việc sử dụng và vận hành văn phòng phẩm.

Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thời điểm hiện tại rất quan trọng và cũng bước đầu tiên bạn nên thực hiện. Sau đó hãy lên một danh sách chi tiết về các dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua đồ dùng gì sắp tới.Sau khi kê khai số lượng văn phòng phẩm còn lại bạn sẽ đồng thời nắm được những loại nào có số lượng cần dùng nhiều nhất, loại nào ít nhất và những loại nào không sử dụng, từ đây sẽ là cơ sở cho bạn liệt kê ra số lượng các dụng  cần mua cho công ty trong khoảng 3 tháng tới.

Thông thường tại nhiều công ty, các dụng cụ văn phòng phẩm chỉ sử dụng một lần rồi vứt đi trong khi vẫn còn khả năng tái sử dụng là một điều rất lãng phí. Các vật dụng như bìa cứng, cặp đựng tài liệu hay giấy A4 đều có thể được sử đụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trường mà còn tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho công ty.Với việc đặt mua các vật dụng trong danh sách đã lập ra từ 2 bước đầu tiên, đầu tiên hãy hỏi thăm những người có kinh nghiệm trước đó để có được một số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hành so sánh mẫu mã và chất lượng cũng như giá tiền của các vật dụng với nhau, tính toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi về kinh tế nhất cho công ty bạn.

Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo. Khóa nơi lưu giữ cẩn thận, giao chìa khóa chỉ cho những người có nhiệm vụ thu gom và người trông giữ kho.Theo định kỳ, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá số lượng dụng cụ một lần, việc này sẽ giúp bạn dự đoán thời gian hết của nhiều loại dụng cụ để kịp thời mua mới bổ sung cung như không bỏ lỡ các đợt sale từ các nhà phân phối. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp xếp quản lý của mình. Bạn nghĩ thế nào nếu doanh nghiệp của mình có một văn phòng phẩm được sắp xếp và phân loại rõ ràng? Sẽ thật tuyệt phải không?Bạn có thể lấy bất cứ cái gì mình cần một cách nhanh chóng, nhưng bạn có biết làm thế nào để điều này thành sự thật? Vấn đề lớn nhất được đặt ra cho tất cả những người làm công việc quản lý văn phòng phẩm chính là làm thế nào để quản lý dụng cụ văn phòng phẩm tốt nhất nhưng cũng phải đảm bảo tiết kiệm chi phí tối đa.Bí quyết dành cho bạn có những chọn lựa dễ dàng nhất các vật phẩm văn phòng Công việc của các bạn sẽ không thể thuận lợi và chậm tiến độ nếu như văn phòng của bạn không có đầy đủ những vật phẩm cần thiết phục vụ cho việc hoạt động, vì vậy văn phòng phẩm là những thứ cực cần thiết cho công việc của bạn.Chính vì điều này mà các vật phẩm văn phòng là sự lựa chọn không thể thiếu trong các văn phòng nên lựa chọn các văn phòng phẩm giá cả phải chăng và chất lượng cao lại càng quan trọng hơn. Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Trên thực thế, các công ty hay doanh nghiệp thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ. Bởi các doanh nghiệp, công ty thường không có kho hoặc diện tích kho lưu nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Đưa sử dụng các thiết bị văn phòng, chắc chắn theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần các thiết bị sẽ gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Lúc đó bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc. Hơn nữa, không phải bất kì khi nào công ty bạn cũng có thể ngay lập tức tìm kiếm trên internet hay liên lạc được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại. Thêm vào đó, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ các nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm, hấp dẫn, phù hợp hơn khi mua lẻ. Sự lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề và phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số đồ dùng thiết yếu đề phòng có vấn đề cần xử lý.

Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hơn nhiều so với thị trường: các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi nhập lậu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị khác. Các công việc tại doanh nghiệp, công ty phải trì hoãn, gián đoạn khi gặp sự cố không đáng có. Những vật phẩm văn phòng  mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trường với mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhưng những sản phẩm này chỉ được mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách hàng, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự biến mất khỏi thị trường.

Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả hoặc hàng nhái:  sản phẩm thuộc nhóm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, các dấu hiệu nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng chút nào với cả những người được cho là có kinh nghiệm mua bán.Do chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp.

Tóm lại, hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn. Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm. Dưới đây là một số những lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm. Lựa chọn những sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng. Giá thành ổn định, phù hợp và ít biến động. Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố. Hạn chế lựa chọn một loại sản phẩm. Sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu uy tín.Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu sẽ có kinh nghiệm và những nghiên cứu cụ thể mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.

Các vật phẩm văn phòng có giá trị quá thấp so với thị trường: với các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi, nhập lậu hoặc không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn, tổn thất khi gặp sự cố không đáng. Những vật phẩm văn phòng  mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trường với mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhưng những sản phẩm này chỉ được mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách hàng, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự biến mất khỏi thị trường.

Sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm mua bán. Vì chất lượng kém nên thời gian sử dụng hạn chế, thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, bởi vậy gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp.

Leave a Reply